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El pasado 12 de mayo entró en vigor la nueva ley sobre el control horario de los trabajadores, que simplemente se trata de una modificación en un apartado del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.

Con esta nueva ley todas las empresas tienen la obligación de registrar detalladamente las jornadas de sus empleados; una medida que, a grandes rasgos, quiere acabar con el fraude laboral y tener un control de las horas extra para que no haya trabajadores que trabajen más horas sin cobrarlas,ni empresas que se aprovechen de ellos.

Desgraciadamente, a día de hoy muchas empresas aún se sienten confusas porque no saben para qué sirve esta ley, quién es el principal beneficiario o qué consecuencias implica esto en su negocio. Si tú también te planteas todas estas dudas, tranquilo porque aquí hemos reunido toda la información necesaria sobre la nueva reforma legislativa de control horario de 2019.

Plazos y obligaciones para cumplir con la normativa

Desde la publicación en el BOE del real decreto (el pasado 1 de marzo), las empresas tuvieron un plazo de dos meses (hasta el 12 de mayo) para adaptarse a la normativa e implantar un sistema de control horario para regularizar y llevar el control de las horas trabajadas de sus empleados.

Fue entonces el 12 de mayo cuando concluyeron los dos meses de plazo que el Gobierno dio en el decreto que contenía esta medida, obligando a las empresas (independientemente de su tamaño, sector o facturación) a incluir la hora exacta de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.

¿Qué obligaciones tienen las empresas?

Estos son los pasos que debe dar la empresa cuando registre las horas laborales de sus trabajadores:

  • Enviar al trabajador a final de cada mes un informe sobre la relación de horas ordinarias y extra trabajadas; estos informes podrían elaborarse de forma automatizada por un software de control horario (pero será la empresa la que decida el sistema más adecuado dependiendo de sus necesidades).
  • Entregar un resumen de las horas extra trabajadas de cada empelado a los representantes sindicales.
  • Conservar todos los registros durante al menos 4 años.

Además, hay que tener en cuenta estas otras obligaciones:

  • Para contratos de jornadas completas, respetar el límite máximo de 80 horas extras anuales.
  • Pagar las horas extra según el convenio laboral.
  • Para contratos de tiempo parcial, hay que registrar las horas trabajadas de los empleados sujetos a este tipo de contrato. Por eso, lo ideal es utilizar un software de control horario como WorkdayTrack te facilite la tarea; ya que este tipo de empelados no realizan horas extra, pero sí obligatorias y voluntarias.
  • Teniendo en cuenta el caso anterior de contrato parcial, hay que dejar constancia sobre si el trabajador ha realizado horas complementarias y si se han realizado dentro de los límites (30 % para las horas obligatorias y 15 % para las voluntarias, aunque según convenio se puede aumentar hasta 60 % y 30 %).

Por tanto, teniendo en cuenta todo esto, se puede decir que las empresas reducirán sus costes laborales al tener empleados más productivos gracias al control de horas; tendrán empleados más contentos, facilitándoles de esta forma la conciliación familiar; y fomentarán un mejor ambiente de trabajo entre compañeros, al registrar las horas de cada uno de forma justa.

¿Para qué sirve la nueva normativa?

La nueva normativa tiene beneficios y es útil tanto para el empleado como para las empresas. Por un lado, el registro de la jornada laboral es necesario porque contribuye a mejorar la situación de precariedad, los salarios bajos y la pobreza que perjudica a día de hoy a muchos trabajadores que sufren abusos en nuestro país.

La principal razón por la que el Gobierno creó esta normativa es para poner fin a las jornadas parciales de los empleados, que se trabajan como jornadas completas encubiertas, y así acabar con el fraude laboral.

En concreto, para que puedas hacerte una idea más clara, se hacen un total de 5,7 millones de horas extra en España, y de esas 2,6 millones son un fraude, ya que no son pagadas, ni comunicadas a la Seguridad Social; estos son datos recogidos del INE (Instituto Nacional de Estadística) en la última Encuesta de Población Activa (EPA).

Asimismo, el registro de la jornada de cada trabajador sirve también para que los inspectores de trabajo obtengan una información precisa sobre el horario de cada empleado y comprobar de esta manera si este se ajusta a lo pactado en el contrato o convenio.

En definitiva, podemos resumir que el control horario sirve para:

  • Ofrecer mayor transparencia horaria, poniendo fin a las horas extra no pagadas, evitando fraudes y abusos laborales.
  • Mejorar la productividad en las empresas, analizando qué trabajadores rinden y cuáles no.
  • Reducir el índice de absentismo, impuntualidad y el incumplimiento con el horario acordado.
  • Generar flexibilidad horaria, es decir, el trabajador puede trabajar en horarios más flexibles sin tener que seguir la rutina establecida de la oficina, fomentando así la conciliación familiar y laboral.
  • Permitir al responsable gestionar cómodamente las vacaciones de cada trabajador y asignar con facilidad las tareas a cada uno (según tiempo disponible, habilidades…).

¿Qué implica el control horario para las empresas?

La ley que regula el mercado de trabajo y el artículo 34 del Estatuto, afirma lo siguiente:

“Será obligación de la empresa registrar la jornada de cada trabajador de forma fehaciente. Este registro de jornada será diario y deberá incluir el horario concreto de entrada y salida”.

En otras palabras, esta reforma obliga a los empleados a fichar diariamente, siendo el empresario el que tiene que dar instrucciones a su equipo para hacer correctamente el registro.

Utilidades del control horario para la empresa

Aunque esto suponga un dolor de cabeza para la empresa, al menos al principio, tiene más ventajas que inconvenientes. Veamos cuáles  son estas ventajas y lo que implica para una organización:

  • Mayor productividad de los empleados

Un sistema de control horario permitirá al empresario llevar un control exhausto de los costes laborales. Sin duda, la productividad de los empelados es una de las ventajas principales para las organizaciones, ya que un sistema de control horario facilitaría la tarea de analizar detalladamente quién es productivo y quién no en una empresa.

  • Mejor organización

Asimismo, con un control horario, una empresa podrá conocer el número de trabajadores que necesita para alcanzar los objetivos de un determinado proyecto; así como también permitirá al empresario saber cuántos trabajadores forman parte de un departamento.  

  • Reducción del absentismo laboral

Saber a ciencia exacta cuándo entran y salen tus empleados ayudará a la empresa a detectar irregularidades. Por tanto, la aplicación de esta nueva ley implicará una reducción del absentismo laboral y se podrá llevar un mayor control de faltas, retrasos o bajas.

  • Cumplimiento con la legislación vigente

Este sistema permitirá a la empresa cumplir con la ley vigente y evitar sanciones por el incumplimiento de la última reforma del Estatuto de los Trabajadores.

Cómo registrar la jornada laboral de los empleados

Una forma de asegurarte el registro de todos los empleados de tu empresa, sin llevarte sorpresas de última hora, es mediante un software de control horario (como WorkdayTrack) que gestione milimétricamente todos los datos de forma automatizada.

Sin duda, es lo más sencillo, rápido y fiable para hacer estos registros tan precisos. Y si  además este sistema automatiza otras tareas de gestión de RRHH (permisos, vacaciones, bajas…), piensa que estarás invirtiendo enun sistema tecnológico innovador, que apuesta por el futuro de tu negocio.

¿Qué pasa si no se registran las jornadas laborales?

Según la Ley de Infracciones en el Orden Social, cualquier empresa que no cumpla con la nueva ley de registro laboral podría ser sancionada con una multa de 626 como mínimo y de 6.250 euros como máximo.

En caso de que sea una infracción de grado mínimo, la multa irá de entre 626 y 1.250 euros; si es de grado medio, va de 1.251 y 3.125 euros; y si es de  grado máximo, irá de 2.126 a 6.250 euros.

Para evitar estas sanciones, es importante que elijas un software completo de control horario que te permita almacenar los registros de todos tus empelados durante al menos 4 años, ya que durante todo este tiempo esos datos deben estar a disposición de los trabajadores, de inspectores de trabajo y de la Seguridad Social.

CONCLUSIÓN

Desde el pasado 12 de mayo, todas las empresas tienen la obligación por ley de registrar las jornadas diarias de sus empleados, incluyendo la hora de inicio y de salida exacta. Con esto, las empresas se aseguran que sus trabajadores cumplan con su jornada laboral y, por otro lado, se evitan fraudes al contabilizarse al detalle las horas extra realizadas por los empleados.

En caso de no cumplir con esta nueva ley por desobediencia o por no registrar correctamente las horas de cada empelado, las empresas serán sancionadas con multas de hasta 6.250 euros.

Cada organización tiene total libertad para elegir el mejor sistema para registrar las horas de trabajo de sus empleados, dependiendo de sus necesidades. Pero no olvides que invertir por un software de control horario como WorkdayTrack puede evitarte muchos problemas y ahorrarte tiempo, tu valor más preciado.